Manager à distance

Télétravail, réorganisations, expansion géographique… Il devient fréquent de piloter des collaborateurs éloignés du reste de l’équipe. Or c’est une barrière à la circulation de l’information et à l’instauration de relations de confiance. Comment pallier les difficultés que crée l’éloignement ?

01 Veillez à créer une dynamique d’équipe

Appuyez-vous sur les sources de motivation individuelles. Exp : Échangez avec chacun sur ses aspirations pour cibler des axes de développement qui y répondent.
Soulignez les forces sur lesquelles s’appuyer pour réussir. Exp : Mettez en évidence les aptitudes démontrées lors des petites réussites du quotidien.

02 Instaurez une discipline de communication

Multipliez les occasions de s’exercer à de nouvelles compétences.
Faites des feedbacks fréquents. Exp : Prenez l’habitude de partager vos observations au fil de l’eau, invitez les autres à faire de même.
N’hésitez pas à apporter votre soutien ponctuel en cas de blocage. Exp : Invitez votre collaborateur à reformuler le problème en le questionnant : cela lui donnera peut-être des pistes de réponses.

03 Surveillez les risques de malentendus

Veillez à rendre visible votre équité de traitement entre les membres de l’équipe. Assurez la même visibilité et la même implication pour tous, en particulier ceux qui sont isolés.
Soyez très attentif aux signes de tensions, plus fréquents que lorsque chacun peut s’expliquer de visu. Provoquez alors des discussions pour permettre aux frustrations de s’exprimer et d’être gérées.

Passez à l’action !

Instaurez des points réguliers avec les collaborateurs que vous managez à distance (15 min)

A distance, un suivi plus régulier et précis des projets, des résultats obtenus et des difficultés rencontrées est souvent nécessaire.

Proposez à votre ou vos collaborateurs de faire un point régulier. Ex. : toutes les semaines au début, puis éventuellement moins souvent.

Préparez ces rendez-vous en notant les points sur lesquels vous souhaitez échanger. On en oublie plus facilement au téléphone.

Posez des questions pour comprendre la façon de travailler de votre collaborateur, et les éventuels problèmes rencontrés.

Terminez chaque point par un point sur les prochaines étapes et en fixant le prochain rendez-vous téléphonique !

Fixez des règles de fonctionnement à distance claires (20 min)

Plus encore qu’en face à face, la mise en place de règles de fonctionnement claires est vitale à une bonne collaboration à distance.

Clarifiez les rôles et responsabilités de chacun. Lorsque les équipes ne travaillent pas côte à côte, savoir qui fait quoi est d’autant plus essentiel.

Définissez des règles de communication précises. Ex. : Mettre tout le monde en copie des mails, faire des points téléphoniques hebdomadaires, faire des comptes-rendus suite aux réunions pour partager l’information avec le reste de l’équipe, etc.

Respectez une discipline stricte sur les temps de parole. Veillez à ce que chacun ait un espace d’expression, même si la distance ou la barrière linguistique lui rendent la chose plus difficile. Reformulez les propos pour valider qu’ils sont bien compris par tous.

Planifiez une occasion de rencontre « physique » de toute l’équipe (20 min)

Créer des liens entre collaborateurs qui travaillent à distance permet de renforcer la qualité des échanges et donc l’efficacité de l’équipe.

Identifiez une occasion pour votre équipe de mieux se connaître. Idéalement, il s’agit de réunir tous les membres de l’équipe dans un même lieu pour qu’ils puissent passer du temps à échanger de façon informelle. Ex. : lors d’un salon, d’une conférence, ou d’un évènement de team building annuel.

Si vous ne pouvez pas réunir votre équipe, cherchez d’autres moyens de créer des liens. Ex. : Faites travailler vos collaborateurs en binômes sur leurs projets, pour qu’ils échangent régulièrement les uns avec les autres ; facilitez des visites entre collaborateurs.

Invitez-le pour commencer à mieux formuler et préciser le problème : cela suffit souvent à trouver une solution ! De même, il suffit parfois de rassurer le collaborateur sur sa capacité à trouver lui-même une réponse pour qu’il se lance…

Votre aide peut aussi consister à lui apprendre à générer des options ou à définir des critères de choix. Et s’il manque d’expertise ou en cas d’urgence, vous pouvez proposer une méthode à suivre pour résoudre le problème.

Conseils pratiques

> Quelques astuces pour faciliter la collaboration à distance (ouvre un nouvel onglet)

> Instaurer un climat de confiance propice à la coopération

Aller plus loin

> Manager des équipes dispersées