Tout manager est un jour confronté à un collaborateur dont les efforts ou les résultats sont insuffisants. Faire part de son mécontentement de façon constructive, pour impulser une amélioration, n’a rien d’évident. Comment inviter et aider un collaborateur peu performant à progresser ?
Abordez le problème ouvertement
Présentez le problème clairement, en expliquant comment vous percevez la situation :
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Exposez les faits et leurs conséquences négatives.
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Utilisez un langage précis et factuel, en évitant les attaques personnelles et les jugements de valeur.
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Évitez les exagérations qui rendraient votre message peu crédible.
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Invitez votre collaborateur à vous livrer sa perception des choses : cela facilitera une compréhension partagée de la situation.
Donnez les moyens de progresser
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Veillez à réenclencher une dynamique positive. Ex. : Invitez votre collaborateur à se projeter et à réfléchir à ce qu’il peut faire pour améliorer sa performance. Mettez-vous d’accord sur une liste d’actions concrètes et sur leur délai de mise en œuvre.
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Prenez le temps de réfléchir à la meilleure façon d’accompagner votre collaborateur. Ex. : Prévoir des points de suivi réguliers, adapter votre style de management…
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Fixez une date pour refaire le point quelques semaines ou quelques mois plus tard.
Passez à l’action !
Faites reformuler à un collaborateur sous-performant ses trois objectifs prioritaires (30 min)
La compréhension des attentes diffère parfois de façon importante entre le manager et son collaborateur.
Demandez à un collaborateur qui a besoin de progresser quels sont, selon lui, ses trois objectifs prioritaires du semestre et le niveau de résultats attendus.
Si un écart de compréhension existe entre vous deux, assurez-vous de clarifier vos attentes. Si votre collaborateur ne s’approprie pas ses objectifs, il y a peu de chances qu’il progresse.
Soyez aussi concrets que possible par exemple en décrivant des situations, comportements et résultats attendus. Il vous sera plus facile de confronter ce collaborateur sur sa performance par la suite.
Soulevez un problème de comportement (30 min)
Beaucoup de managers préfèrent éviter de parler des problèmes de comportement, qui finissent ainsi par s’ancrer.
Préparez l’entretien avec soin : prenez rendez-vous, et rassemblez des faits qui étayeront vos propos. Il ne s’agit pas de juger, mais d’exposer un problème.
Commencez par exposer votre point de vue. Veillez à être compris avant d’engager un dialogue. Quel comportement avez-vous observé ? En quoi pose-t-il problème selon vous ?
Écoutez et questionnez votre collaborateur pour comprendre d’éventuelles différences de perception et d’où vient le problème. Invitez votre collaborateur à imaginer lui-même des pistes de solution.
Dressez ensemble un plan d’action, et programmez un prochain entretien.
Fixez et pilotez des objectifs intermédiaires pour un collaborateur en difficulté (1h)
Les collaborateurs en difficulté ont souvent besoin d’un pilotage régulier et détaillé de leur performance.
Élaborez avec un collaborateur en difficulté un planning détaillé de ses objectifs de progrès et de résultats. Décomposez pour cela l’objectif final en objectifs intermédiaires qui l’aideront à percevoir qu’il progresse.
Pour chacun de ces objectifs, identifiez le niveau cible de l’objectif et le minimum à atteindre absolument. Ainsi, il pourra concentrer ses efforts sur un objectif qui lui semble atteignable.
Planifiez des points réguliers pour piloter l’avancement, mais aussi la façon dont votre collaborateur atteint ses résultats. Proposez votre aide ou celle d’un collaborateur expérimenté dès que le collaborateur s’écarte de ces objectifs intermédiaires.
Conseils pratiques
> Oser se montrer plus exigeant sur la performance de ses collaborateurs
> Agir face à des collaborateurs sous performants
> Quatre modalités pour organiser un dialogue productif en grand nombre
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